Segundo a Editoração de Publicações Oficiais, “a abreviatura é uma forma de redução, de contração escrita das palavras. É a parte de uma palavra que, na escrita, representa a palavra inteira. Trata-se, na realidade, de um modo de grafar palavras, e até frases, com menor número de caracteres do que aquele que ordinariamente se usaria”.
Para compô-la, observamos as seguintes regras oficiais:
a) Deve-se abreviar palavras em razão da freqüência de seu uso numa obra e do seu caráter preferencialmente técnico.
b) Se a abreviatura for por suspensão ou corte de elementos gráficos, inclusive a parte final do vocábulo, deve ela terminar por ponto. Esse ponto, geralmente, se coloca depois de consoante e depois da última consoante dos encontros: sarg. (sargento), rec. (recurso), mod. (modelo) adj. (adjetivo), constr. (construção).
c) Se a abreviatura for por corte ou suspensão de elementos apenas internos do abreviando, não haverá uso de ponto: rqte (requerente), acdo (acordo).
d) Algumas abreviaturas mantêm, depois do ponto, a última ou as últimas letras postas acima das outras, em corpo reduzido (sobrescrito): c.el (coronel), t.te (tenente), ded.o (dedicado), am.o (amigo).
e) As abreviaturas ou símbolos que indicam peso, volume, medida, tempo, formato, algarismos romanos em função ordinal, símbolos químicos e matemáticos não recebem ponto abreviativo: g (grama), Km (quilômetro), min (minuto), log (logaritmo), Fe (ferro), Pedro II, etc.
f) As abreviaturas de vocábulo composto por justaposição com hífen guardarão o hífen: v.-alm. (vice-almirante), c.-alm. (contra-almirante), cap.-m.-g. (capitão-de-mar-e-guerra), cap.-frag. (capitão-de-fragata), cap.-ten. (capitão-tenente), ang.-sax. (anglo-saxão), m.-q.-perf. (mais-que-perfeito).
g) Há abreviaturas com variantes: ten. ou t.te (tenente), ten.-c.el ou t.te-c.el (tenente-coronel), sarg.-aj. ou sarg.-aj.te (sargento-ajudante), a.C. ou A.C. (antes de Cristo), f. fl. ou fol. (folha), bem como há também aquelas que designam mais de uma palavra: p. (página, palmo, pé).
h) Os vocábulos de quatro letras ou menos só deverão ser objeto de abreviatura se puderem, sem ambigüidade, ser reduzidos a uma só letra seguida de ponto: v. (ver, veja, vede).
Uma vogal acentuada conserva o seu acento se fizer parte integrante da abreviatura: méd. (médico).
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